「繰り返し作業」をAIに丸投げする3つの手口

ChatGPT WorkのスケジュールルーティンとCopilotのNotebook機能が、ここ数週間で「自動化」の現実的な選択肢として話題に上がることが増えている。

共通しているのは「AIに新しい操作を覚えてもらう」のではなく、「すでにある素材（ExcelやWord、PowerPoint）をそのまま渡して、ルールを指定する」という設計思想だ。新しいツールを習得するコストがほぼゼロに近い点が、実際に使われている理由の一つと見られる。

たとえばChatGPT WorkのScheduled tasks機能は、毎朝指定した時刻に特定の処理を走らせることができる。Excelで管理しているタスク一覧とGoogleカレンダーを照合し、「今日やること」をまとめて出力するような使い方が紹介されており、発表内容を読む限りでは毎朝10〜15分かかっていた手作業を代替できる規模感だ。

CopilotのNotebook機能も同様で、形式がバラバラなWord・PowerPoint資料をまとめて渡し、引き継ぎ資料のたたき台を生成するという使い方が報告されている。「異動のたびに引き継ぎ資料を1から作り直す」という繰り返し作業が、AIで一段階スキップできる状況が整いつつある。

自動化ハックの落とし穴は、「設定する手間」と「得られる時間」のバランスを見誤ることだ。複雑な設定に2時間かけて、削減できる作業が週5分なら割に合わない。

注目したいのは、今回のアプローチが「最初の設定をいかにシンプルに済ませるか」という点で優れている部分だ。ChatGPT WorkのScheduled tasksは、自然言語で「毎朝9時にこのExcelを見て今日のタスクを教えて」と指示する形に近く、プログラミング知識は不要とされている。Copilotも同様で、操作の入り口はフォルダやファイルを渡して質問するだけに近い。

ただし、現時点で注意が必要な点もある。Scheduled tasks機能はChatGPT Plus・Pro向けの機能であり、無料プランでは利用できない。また、機能の一部はまだロールアウト中で、すべてのアカウントで同じように動作するとは限らない。CopilotのNotebookはMicrosoft 365のサブスクリプション内に含まれているが、組織のIT管理ポリシーによって機能が制限されているケースもある。使う前に「自分のアカウントで有効になっているか」を確認するのが最初の一手になる。

AIは「答える」から「仕事を進める」時代へでも触れたように、AIが「応答する」フェーズから「自律的に動く」フェーズへと移行しつつある流れの中に、この自動化機能は位置づけられる。